追踪
“追踪”功能包括监控文件、查看版本和查看日志三部分内容。
通过追踪功能让您方便快捷的查看到文件或文件夹的所有历史版本和相关信息，包括：版本号、提交人、时间、说明和操作。
为获得文件信息更改的及时消息，可对文件设置监控通知，并以邮件或短消息方式发送文件链接。
插图1：“监控”对话框
【操作步骤】
- 单击
页签，在右侧文件浏览区中选择要设置监控的文件，使其处于选中状态； - 单击界面上的
按钮，在下拉菜单
中选择“监控文件”选项； - 系统弹出“监控”对话框，如插图1所示；
- 单击“从通讯录选择”，弹出“通讯录”对话框。选择要监控通知的成员，此处可以选择多人，也可以选择多个部门。选择完成后单击“确定”按钮，返回“监控”对话框界面。也可以直接在“请输入成员姓名”文本框中输入员工姓名，系统会根据输入的第一个字列出符合条件的全部员工姓名和部门，可在下拉列表中选择，被选择的员工姓名出现在文本框中。单击“确认”按钮或回车，默认提交列表中的第一项显示在界面上的成员列表中；
- 如果是文件的创建者，RedOffice办公服务器会默认将其列入通知列表中第一列，选择通知的其他人，以列表的形式显示在发起人之下。可以根据需要设置每个监控者在“上传”、“下载”、“删除”、“重命名”四项的监控环节。如果想要取消监控成员，可以单击操作列中的“移除”按钮，即可将该成员从通知列表中删除；
- “通知方式”包括“通过电子邮件发送告之”和“通过短消息发送告之”两项内容，并且两项复选框默认勾选，即默认通过两种方式进行告之，也可根据需要选择适合的方式；
- 单击“确认”按钮，监控设置将通过所选择的发送方式发送给监控成员并关闭对话框；单击“取消”按钮，放弃此次监控设置并返回主界面。
提示：
- 发起监控的成员，如果是文件的创建者，系统会默认将其列入通知列表中第一列。发起监控的人，如果不是文件创建者，则只能通知自己。
- 即时提醒。监控文件通知范围内的用户的客户端弹出即时消息，在屏幕右下角。监控即时消息内容如插图2所示：界面上显示被监控文件/文件夹的链接，点击该链接弹出该文件/文件夹所在的目录。
插图2：即时提醒
一个文件从创建到完成的整个生命周期过程中，在上传、编辑、删除等各个环节的信息，每个版本的变动，RedOffice办公服务器都能准确的帮助您记录和存储，使您能够有效追溯。
插图3：查看版本
【操作步骤】
- 单击页签，在右侧文件浏览区中选择要查看其版本的文件，使其处于选中状态；
- 单击界面上的按钮，在下拉菜单
中选择“查看版本”选项； - 弹出“版本”文件信息窗口，如插图3所示。 可以查看到所选文件的全部信息。显示内容分别为：版本号、提交人、提交时间、说明和操作，按时间倒序最新发生的显示在最上面。其中操作是指可以对该文件的某个版本进行下载操作；
- 选择需要下载的版本，单击操作列的“下载”链接后，弹出系统“文件下载”对话框。单击“保存”扭钮后弹出“另存为”对话框，选择需要保存的路径后单击“保存”按钮系统执行下载操作，单击“取消”按钮下载操作失败，并关闭文件下载和另存为对话框；
- 载完毕或查看完毕后，单击“关闭”按钮，关闭该对话框并返回到主界面。
从文件上传或新建文件开始，文件日志就全面记录企业成员对该文件上传、下载、修改、删除等任何操作。您可以在日志信息中查看到包括访问者、操作类型、访问时间的统计，通过该功能进行查看，操作情况一目了然。
插图4：查看日志
【操作步骤】
- 单击页签，在右侧文件浏览区选择要查看日志的文件，使其处于选中状态；
- 单击界面上的按钮，在下拉菜单
中选择“查看日志”选项； - 弹出文件信息窗口显示“日志”，如插图4所示，可以查看到该文件的全部日志信息；
- 查看完毕，单击“关闭”按钮，关闭该窗口并返回主界面。
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